En estos días en que la función de auditoria es mencionada reiteradamente, es oportuno definir e identificar cual es el alcance de los distintos servicios de auditoria.
La Auditoria es el trabajo en el que un profesional expresa una conclusión con el fin de incrementar el grado de confianza de los usuarios del informe, distintos de la parte responsable, acerca del resultado de la evaluación o medida de la materia objeto de análisis, sobre la base de ciertos criterios (Glosario de términos de las Normas Internacionales de Auditoria emitidas por la Federación Internacional de Contadores: IFAC).
Se distingue la auditoria en donde el objeto de análisis son los Estados Financieros (Auditoria de Estados Financieros) y se emite un Dictamen de Auditor Independiente, de los trabajos de auditoria en donde el objeto de análisis es la gestión o desempeño y el informe resultante es un Informe de Hallazgos.
En la Auditoria de Estados Financieros el profesional examina la información financiera histórica, con la finalidad de informar sobre la situación financiera o patrimonial de una entidad en un momento determinado o sobre el resultado de las operaciones en un periodo de tiempo, de conformidad con un marco de información financiera (Normas Contables Adecuadas). Este marco de información financiera es establecido por las disposiciones legales o reglamentarias. Puntualmente, en el caso de las entidades del Estado éste está definido por la Ordenanza 89 del Tribunal de Cuentas de la República.
Por otra parte, en la Auditoria de gestión o Auditoria operativa el profesional examina los sistemas y procesos diseñados, implementados y mantenidos por los responsables del gobierno de la entidad o la dirección, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de 1) confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa, 2) eficacia y eficiencia de las operaciones, 3) protección de activos, así como 4) el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias y contratos aplicables. La finalidad de la auditoria de gestión u operativa es analizar y mejorar los controles y el desempeño, en el presente y para el futuro.
Si bien existen buenas prácticas, es difícil recoger en un marco normativo genérico la definición de como deberían ser los procesos de negocio ideales, de forma tal que establezcan los requisitos o características que deben cumplir para alcanzar los objetivos mencionados anteriormente.
Los informes que se han publicitado recientemente refieren a hallazgos surgidos de auditorías de gestión. En particular, varias de las situaciones señaladas por la Auditoría Interna de la Nación (AIN) refieren a los procesos de adquisición y contratación.
Algunas de las entidades auditadas están sujetas a los criterios definidos en el TOCAF (Texto Ordenado de Contabilidad y Administración Financiera), no obstante, en el caso de las Personas Públicas No Estatales (PPNE), éstas se rigen en materia de contrataciones y contabilidad por el régimen privado.
Las empresas y entidades que operan en el régimen privado, normalmente adoptan principios de control, buenas prácticas o recomendaciones para el diseño, implementación y mantenimiento de los procesos, sin embargo, su aplicabilidad depende de cada entidad (dimensión, complejidad de su estructura, operaciones realizadas), de su entorno, de la cultura organizacional y sobre todo, de la importancia que se le brinde desde la alta dirección, entre otros factores.
Las buenas prácticas indican que en procesos de compras es conveniente que: la necesidad esté adecuadamente justificada (por qué se requiere comprar o contratar) y que se corresponda con el objeto de la entidad, que los criterios de selección del proveedor estén predefinidos objetivamente, que se respete el principio de oposición de intereses, que se soliciten distintas cotizaciones (llamado, invitación, número mínimo de cotizaciones, etc), que se documente la selección y adjudicación, entre otras.
Estas son meras recomendaciones, que se podrán aplicar en el diseño del proceso o no, dependiendo de las características de la compra y de los montos involucrados.
No obstante, todos coincidimos en que el uso de recursos públicos – ya sea por las personas públicas estatales como por las no estatales – requiere la aplicación de principios de buena administración (lo que en inglés se conoce como accountability) y que todas las recomendaciones en este sentido deben ser bien recibidas por los responsables de las entidades.